Information für Mitarbeitende: Aufzeichnungen der Kasse

Vorlage – vom Betrieb anzupassen, abzugeben und von den Mitarbeitenden zu bestätigen

Betrieb: [Name des Betriebs, Adresse]

Gültig ab: [Datum]

Warum diese Information?

In unserem Betrieb arbeiten wir mit der Kassensoftware MaxiPos. Die Kasse zeichnet bestimmte Vorgänge auf, damit unsere Abrechnung stimmt, damit wir gesetzliche Pflichten (z. B. Buchführung und Mehrwertsteuer) erfüllen und damit Fehler, Verluste und Missbrauch erkannt werden können. Mit diesem Blatt informieren wir dich offen darüber, was aufgezeichnet wird.

Was wird aufgezeichnet?

• Anmeldung: welcher Benutzer wann an der Kasse angemeldet ist.
• Verkäufe: jeder Bon mit Artikeln, Beträgen, Zahlungsart, Uhrzeit und dem Benutzer, der ihn erstellt hat.
• Stornos und Korrekturen: wer wann welchen Bon storniert oder die Zahlungsart geändert hat, mit dem angegebenen Grund.
• Gelöschte Positionen: Artikel, die vor dem Bezahlen wieder aus dem Warenkorb entfernt werden (Zeile gelöscht, Menge verringert, Warenkorb geleert), mit Benutzer, Uhrzeit und Betrag. [Streichen, falls im Betrieb ausgeschaltet.]
• Kassenbewegungen: Ein- und Auszahlungen, Öffnen der Kassenschublade, Kassenzählung.
• Arbeitszeiten: Ein- und Ausstempeln. [Streichen, falls nicht genutzt.]

Wozu – und wozu nicht?

Die Aufzeichnungen dienen der korrekten Abrechnung, der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und dem Schutz vor Fehlern, Verlusten und Diebstahl.

Sie dienen nicht dazu, dein Verhalten oder deine Leistung laufend zu überwachen. Einzelne Auswertungen erfolgen nur bei Differenzen, Unregelmässigkeiten oder einem konkreten Verdacht.

Wer sieht die Daten?

• [Inhaber/Geschäftsführung] und [ggf. Buchhaltung/Treuhand].
• Der Softwareanbieter speichert die Daten in unserem Auftrag auf Servern in Deutschland (EU) und darf sie nicht für eigene Zwecke verwenden.

Wie lange?

• Belege, Verkäufe und Z-Berichte: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).
• Gelöschte Positionen und weitere Kontrollprotokolle: [z. B. 12 Monate].

Deine Rechte

Du kannst jederzeit Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten verlangen und unrichtige Daten berichtigen lassen. Ansprechperson: [Name, Telefon, E-Mail].

Bitte beachten

• Melde dich immer mit deinem eigenen Benutzer an und gib deinen PIN-Code nicht weiter.
• Wenn du einen Fehler machst (falscher Artikel, falscher Betrag), korrigiere ihn ganz normal – ein Fehler ist kein Problem. Wichtig ist nur, dass die Abrechnung stimmt.

Bestätigung

Ich habe diese Information erhalten und gelesen.

Name: ______________________________

Datum: ______________________________

Unterschrift: ______________________________