Information aux collaborateurs : enregistrements de la caisse

Modèle – à adapter et à remettre par l'établissement, à confirmer par les collaborateurs

Établissement : [nom de l'établissement, adresse]

Valable dès le : [date]

Pourquoi cette information ?

Dans notre établissement, nous travaillons avec le logiciel de caisse MaxiPos. La caisse enregistre certaines opérations afin que notre décompte soit exact, que nous remplissions nos obligations légales (p. ex. comptabilité et TVA) et que les erreurs, les pertes et les abus puissent être détectés. Par cette feuille, nous vous informons ouvertement de ce qui est enregistré.

Qu'est-ce qui est enregistré ?

• Connexion : quel utilisateur est connecté à la caisse et à quel moment.
• Ventes : chaque ticket avec les articles, les montants, le mode de paiement, l'heure et l'utilisateur qui l'a établi.
• Annulations et corrections : qui a annulé quel ticket ou modifié le mode de paiement, et à quel moment, avec le motif indiqué.
• Positions supprimées : articles retirés du panier avant le paiement (ligne supprimée, quantité réduite, panier vidé), avec l'utilisateur, l'heure et le montant. [À biffer si la fonction est désactivée dans l'établissement.]
• Mouvements de caisse : entrées et sorties d'argent, ouverture du tiroir-caisse, comptage de la caisse.
• Temps de travail : timbrage d'entrée et de sortie. [À biffer si la fonction n'est pas utilisée.]

Dans quel but – et dans quel but pas ?

Les enregistrements servent à l'exactitude du décompte, au respect des obligations légales et à la protection contre les erreurs, les pertes et le vol.

Ils ne servent pas à surveiller en permanence votre comportement ou vos performances. Des analyses individuelles n'ont lieu qu'en cas de différences, d'irrégularités ou de soupçon concret.

Qui voit les données ?

• [propriétaire/direction] et [le cas échéant comptabilité/fiduciaire].
• Le fournisseur du logiciel enregistre les données pour notre compte sur des serveurs situés en Allemagne (UE) et n'est pas autorisé à les utiliser à ses propres fins.

Pendant combien de temps ?

• Justificatifs, ventes et rapports Z : 10 ans (obligation légale de conservation).
• Positions supprimées et autres journaux de contrôle : [p. ex. 12 mois].

Vos droits

Vous pouvez en tout temps demander à être renseigné(e) sur les données enregistrées vous concernant et faire rectifier les données inexactes. Personne de contact : [nom, téléphone, e-mail].

À noter

• Connectez-vous toujours avec votre propre utilisateur et ne communiquez pas votre code PIN.
• Si vous faites une erreur (mauvais article, mauvais montant), corrigez-la tout à fait normalement – une erreur n'est pas un problème. L'important est seulement que le décompte soit exact.

Confirmation

J'ai reçu et lu la présente information.

Nom : ______________________________

Date : ______________________________

Signature : ______________________________